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Um negócio vive ou desaparece de acordo com a gestão do mesmo, principalmente ao nível do fluxo de caixa. Pode haver vendas excecionais, mas se os custos de aquisição de clientes e as despesas operacionais são maiores do que o volume total de vendas, ainda não está no caminho certo para ser um negócio sustentável.

Compreender os princípios básicos da contabilidade para um negócio de E-commerce em conjunto com a configuração de sistemas e processos simples, pode ajudá-lo a manter a conformidade e sem complicações.

Porque é que a contabilidade é importante para o e-commerce?

Quer esteja a comercializar produtos na Shopify, BigCommerce, Etsy ou Amazon, precisa de um bom sistema para gerir as finanças da forma adequada.

Aqui estão alguns dos principais benefícios da construção de processos sólidos relativo à contabilidade desde o início.

A contabilidade o ajuda a construir um modelo de negócios confiável e financeiramente estável.

A contabilidade é a base de um negócio forte, financeiramente estável e viável. Se tiver um sistema para registar todas as transações e despesas, poderá obter insights claros sobre como a empresa está a progredir em qualquer momento. O objetivo é ficar longe de quaisquer surpresas desagradáveis ​​no final do mês, quando está na hora de pagar os serviços contratados, os colaboradores ou a conta de impostos.

A contabilidade ajuda na previsão dos negócios. 

Depois de estar a par dos números, é possível criar projeções que preveem a atividade futura de uma empresa. Isso permitirá que haja um maior planeamento e que o trabalho seja operacionalizado de maneira mais inteligente.

Um bom registo irá garantir a preparação das declarações fiscais.

Os processos contabilísticos sólidos vão poupar muito tempo e dores de cabeça quando se trata de declarar os impostos a cada ano. A manutenção dos registos financeiros permite agir de acordo com as leis tributárias e cumprir todas as regulamentações de impostos sobre vendas relevantes.

Além disso, planear com antecedência também permite que o contabilista o ajude a poupar dinheiro nos impostos e nas obrigações. Ao esperar até ao último minuto, pode não ter tempo para fazer todo o planeamento tributário para garantir a otimização nas deduções.

Uma contabilidade sólida ajuda a vender o negócio

À semelhança de um negócio no meio físico ter a gestão de contabilidade eficaz, transparência e rigor ajuda a vender o negócio, se for pretendido. Já quando acontece o contrário é um grande sinal de alerta para quaisquer potenciais compradores. Pode impedir que uma venda ocorra completamente ou ter que vender por um valor inferior.

Planear o futuro, trabalhar dentro de um orçamento e gerir o fluxo de caixa são importantes para um negócio ser viável. Além disso, não será um desafio acertar a folha de pagamento a cada mês ou poupar dinheiro para cumprir com as obrigações, porque a leitura de todos os processos é mais clara.

Quando não dá importância à contabilidade da empresa

Quando a contabilidade é colocada de parte, as empresas de e-commerce podem enfrentar uma série de problemas de curto e longo prazo.

O maior problema de curto prazo são as ramificações fiscais.  Assim como no Natal, os impostos virão todos os anos. Quanto mais cedo tiver organizado, menos complicado será o processo.

Quando espera até ao último minuto, é uma batalha produzir os documentos comprovativos para obter uma declaração de imposto e garantir e que são cumpridas todas as regulamentações. Além disso, a declaração de impostos só pode ser precisa com base nas informações fornecidas. Normalmente, nessa batalha para entregar esse tipo de detalhe 12 meses após as decisões terem sido tomadas e o dinheiro gasto, é difícil lembrar o que exatamente foi gasto e quando.

Sem mencionar que não é exequível maximizar a economia fiscal, pois não terá tempo para ter conversas adequadas sobre planeamento tributário. Pode até ter que pagar taxas urgentes para cumprir os prazos fiscais.

Problemas para obter financiamento

Outro problema que pode existir é na gestão de stocks. Imagine que precisa de ajuda para financiar um grande pedido de compra ou um envio de stock.

As financeiras vão querer analisar os registros antes de aprovar o empréstimo. Se não estiver tudo documentado corretamente, parece que o negócio não está a funcionar bem e é mais provável que o seu pedido de empréstimo seja negado.

Escassez de fluxo de caixa

Além disso, sem documentar como o negócio realmente funciona em termos de entrada e saída de dinheiro, não é possível determinar as receitas. Isso pode levar a escassez de fluxo de caixa e problemas de folha de pagamento.

Informação obrigatória num negócio de e-commerce

Algumas das informações obrigatórias a serem concedidas ao consumidor, conforme o Decreto-Lei n.º 24/2014 de 14 de fevereiro:

1. a) Identidade do fornecedor de bens ou do prestador de serviços, incluindo o nome, a firma ou denominação social, o endereço físico onde se encontra estabelecido, o número de telefone e de telecópia e o endereço eletrónico, caso existam, de modo a permitir ao consumidor contactá-lo e comunicar com aquele de forma rápida e eficaz;
2. b) Quando aplicável, o endereço físico e identidade do profissional que atue por conta ou em nome do fornecedor de bens ou prestador de serviços;
3. c) Características essenciais do bem ou serviço, na medida adequada ao suporte utilizado e ao bem ou serviço objeto do contrato;
4. d) Preço total do bem ou serviço, incluindo taxas e impostos, encargos suplementares de transporte, despesas postais ou de entrega ou quaisquer outros encargos que no caso caibam;
5. e) O modo de cálculo do preço, incluindo tudo o que se refira a quaisquer encargos suplementares de transporte, de entrega e postais, e quaisquer outros custos, quando a natureza do bem ou serviço não permita o cálculo em momento anterior à celebração do contrato;
6. f) A indicação de que podem ser devidos encargos suplementares de transporte, de entrega e postais, e quaisquer outros custos, quando tais encargos não possam ser razoavelmente calculados antes da celebração do contrato;
7. g) O preço total, que deve incluir os custos totais, por período de faturação, no caso de um contrato de duração indeterminada ou que inclua uma assinatura de periodicidade;
8. h) O preço total equivalente à totalidade dos encargos mensais ou de outra periodicidade, no caso de um contrato com uma tarifa fixa, devendo ser comunicado o modo de cálculo do preço quando for impossível o seu cálculo em momento anterior à celebração do contrato;
9. i) Modalidades de pagamento, de entrega, de execução, a data-limite em que o profissional se compromete a entregar o bem ou a prestar o serviço, e, se for o caso, o sistema de tratamento de reclamações dos consumidores pelo fornecedor de bens ou prestador de serviços;
10. j) Quando seja o caso, a existência do direito de livre resolução do contrato, o respetivo prazo e o procedimento para o exercício do direito, nos termos dos artigos 10.º e 11.º com entrega do formulário de livre resolução constante da parte B do anexo ao presente decreto-lei, do qual faz parte integrante;
11. l) Quando seja o caso, a indicação de que o consumidor suporta os custos da devolução dos bens em caso de exercício do direito de livre resolução e o montante desses custos, se os bens, pela sua natureza, não puderem ser devolvidos normalmente pelo correio normal;’

Os negócios no meio digital estão a crescer, mas para serem sustentáveis devem obedecer à contabilidade e fiscalidade.

Qualquer dúvida ou questão entre em contato connosco pelos meios online disponíveis.

Este artigo é meramente informativo e não dispensa a consulta da legislação em vigor.