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Pretendemos esclarecer o que é o subsídio de refeição e o que são ajudas de custo. Como a atribuição dos mesmos é diferente na esfera pública e na esfera privada, explicamos qual é o procedimento a ser levado em conta.
– O que são as ajudas de custo?
As ajudas de custo são uma figura jurídica que se encontra devidamente regulada para toda a Administração pública e que visa compensar todos os titulares de rendimentos do trabalho dependente de despesas incorridas em deslocações ao serviço da sua entidade empregadora.
Uma primeira conclusão a tirar é que as ajudas de custo apensas se aplicam a titulares de rendimentos de trabalho dependente, incluindo órgãos de soberania, membros do governo e órgãos sociais de pessoas coletivas por extensão ao setor privado (in Negócios 13.03.2013).
As ajudas de custo podem ser aplicadas em situações de estadia completa, ou apenas a refeições ou a dormidas.
Nas deslocações diárias feitas em solo nacional, o abono é válido para distâncias superiores a 20 Km, contadas a partir do domicílio, e no caso das deslocações por dias sucessivos, o limite mínimo para ter direito a ajudas de custo está fixado nos 50 Km.
Os valores das ajudas de custo podem ser tributáveis em sede de IRS quando ultrapassa os valores máximos em vigor estabelecidos.
– O que é Subsídio de Refeição?
O subsídio de alimentação é uma contribuição destinado a compensar o trabalhador pela despesa do almoço.
Ele não é um direito universal, sendo devido apenas quando previsto no Contrato Individual de Trabalho ou no Contrato Coletivo de Trabalho. É pago por referência a cada dia efetivamente trabalhado, ou seja, caso o colaborador falte ao trabalho, ou mesmo no período de férias, este valor não é devido pela entidade empregadora.

O valor do subsídio de alimentação está fixado, em 2018, nos 4,77 euros. Este é o valor inscrito em Orçamento de Estado para a Função Pública, e que é utilizado como referência para o sector privado, salvo se outro valor estiver previsto na legislação aplicável ao setor da empresa, nomeadamente por CCT. Quando o subsídio ultrapassa aquele valor (4,77€) fica sujeito a IRS e Segurança Social, caso seja pago em dinheiro.

Se o subsídio de alimentação for pago em vale ou cartão de refeição, está isento de impostos até ao limite de 1,6 vezes do que o valor convencionado (4,77€), o que corresponde este ano de 2018 a 7,63 euros. Neste caso, e se o valor ultrapassar este limite, o remanescente será tributado em IRS e Seg. Social. A vertente do cartão/vale refeição permite aumentar os benefícios aos funcionários sem aumentar a carga fiscal, quer para as empresas quer para os funcionários. O valor é transferido para um cartão ou em vales refeição (não são convertíveis em dinheiro) e são aceites numa vasta rede do setor alimentar, consoante a rede previamente estabelecida com o parceiro emissor do cartão/vale refeição.
O colaborador em part-time deve receber subsídio de alimentação de valor equivalente ao dos restantes colaboradores da empresa, caso trabalhe 5 horas diárias. No caso de trabalhar menos horas diárias o valor deve ser proporcional às horas trabalhadas.

– E como funciona o processamento do subsídio de alimentação em dias que o trabalhador está deslocado ao serviço da empresa, recebendo ajudas de custo?
Quando os abonos de ajudas de custo incluem a compensação pelo custo do almoço, o montante do abono diário do subsídio de refeição é deduzido nas ajudas de custo.

Como as empresas privadas seguem o direito da função pública nesta matéria, os abonos de ajudas de custo incluem a compensação pelo custo do almoço, o montante do abono diário do subsídio de refeição é deduzido nas ajudas de custo.
Contudo, o subsídio de refeição tem de estar assegurado quando previsto no Contrato Individual de Trabalho ou no Contrato Coletivo de Trabalho, como anteriormente referido. As ajudas de custo são concedidas, mas não poderão determinar a redução na atribuição de subsídios de refeição. Os montantes resultantes do subsídio de alimentação e das ajudas de custas podem ser atribuídos em simultâneo.
Torna-se relevante caracterizar cada um dos valores por forma a serem tributados de forma correta, sem dar lugar a ambiguidades no processo.

Assim, quando a empresa privada pagar o subsídio de refeição e no montante de ajuda de custo estiver considerada a compensação para o almoço para o mesmo dia de trabalho, o montante de subsídio de refeição é considerado como não sujeito a IRS até ao limite previsto diário, e o montante da ajuda de custo, referente à parte da compensação para o almoço é tributado integralmente como rendimento da categoria A de IRS, sem a aplicação de qualquer limite.

A informação constante neste artigo não dispensa nem substitui a consulta da legislação em vigor.